Kolme ohjenuoraa hyvin laaditulle tilinpäätökselle ja onnistuneelle tilintarkastukselle

 

25.1.2019

Kolme ohjenuoraa hyvin laaditulle tilinpäätökselle ja onnistuneelle tilintarkastukselle

Fredrik Bäck

Tavoitteenamme on aina, että tilintarkastusprosessi olisi kaikille osapuolille mahdollisimman sujuva, selkeä ja vaivaton. Olenkin listannut kolme ohjenuoraa hyvin laaditulle tilinpäätökselle ja onnistuneelle sekä tehokkaalle tilintarkastukselle, joiden avulla saat mahdollisimman paljon irti tilinpäätös- ja tilintarkastusprosessista yhteisösi eduksi. 


1. Avoin ja ajantasainen kommunikointi takaa parhaimman lopputuloksen


Avoimella ja ajantasaisella kommunikoinnilla saavutetaan paras lopputulos. Yksi kriittisimmistä suhteista yhtiön taloushallinnon toimivuuden kannalta on hyvä yhteys kirjanpitäjään. Kirjanpitäjää kannattaa pitää informoituna, jotta yhtiön luvutkin pysyvät ajan tasalla. Ajantasainen tiedon jakaminen korostuu erityisesti silloin, kun yhtiö on ulkoistanut kirjanpidon tai taloushallintopalveluita. Puuttuva tieto tai aineisto voi vaikuttaa olennaisesti yhtiön lukuihin ja tilinpäätökseen. Esimerkiksi puuttuva tieto epäkurantista saatavasta, yhteisöä velvoittavasta vahingonkorvauksesta tai osakeantipäätöksestä voi olennaisesti vaikuttaa tilinpäätöksen oikeellisuuteen.


Sama logiikka pätee myös tilintarkastajan osalta. Avoin ja ajantasainen kommunikointi on olennainen osa sujuvaa tilintarkastusta. Tilintarkastajamme ovat mielellään avuksi myös tilikauden aikana ja muutoin kuin tarkastuksien aikana. Suositeltavaa on olla yhteydessä aina, kun jokin asia liittyen yhtiön asioihin askarruttaa. Oli sitten kyse tilinpäätöksestä, prosessien kehittämisestä, haasteellisen erän esittämisestä ja kirjaamisesta, sukupolvenvaihdoksesta, yritysjärjestelystä tai osakeannista tilintarkastaja toimii sparrauspartnerina. Tilintarkastaja on parhaimmillaan oivallinen luottohenkilö, jota voi konsultoida. 


Mahdolliset aikataulutoiveet on hyvä käydä läpi hyvissä ajoin sekä kirjanpitäjän että tilintarkastajan kanssa. Kun kaikki osapuolet ovat tietoisia aikataulusta varmistutaan siitä, että tarkastuksella on parhaimmat eväät valmistua halutussa ajassa. Myös työnjaosta kannattaa sopia hyvissä ajoin yhdessä kirjanpitäjän kanssa aineiston valmisteluun ja toimittamiseen liittyen. 


2. Valmistautuminen – sujuvan tilintarkastuksen a ja o


Valmistautumalla saat eniten irti tilintarkastuksesta. Käymällä huolellisesti läpi kirjanpitäjän kokoaman aineiston, yhtiön luvut ja taloudellisen tilanteen ennen tarkastusta, kysymyksiä voi ilmetä. Meihin voit epäröimättä ottaa yhteyttä sekä pienissä että suurissa asioissa. Kirjanpito- ja tarkastusaineisto voi olla sähköisessä tai paperisessa muodossa, mutta dokumentoimme tarkastustyömme aina sähköisesti. Vähentämällä papereiden määrää, luontokin kiittää!


Sähköinen aineisto
Kokoamalla aineiston valmiiksi sähköisessä muodossa tarkastus tehostuu ja kaikki tarvittava materiaali löytyy helposti samasta paikasta. Aineiston löydettävyyttä voi parantaa järjestämällä ne alakansioihin esimerkiksi eräkohtaisesti (esim. myyntisaatavat, pankkisaamiset, oma pääoma jne.). Tilintarkastus on myös sujuvampaa, jos kerätyn aineiston tiedostomuodot ovat asianmukaisia. Peukalosääntönä voi pitää, että sopimukset, pöytäkirjat ja laskukopiot voi tallentaa pdf-muodossa. Pidempiä raportteja tai erittelyjä, kuten esimerkiksi reskontraotteet, laskuluettelot ja varastolistat olisi suotavaa saada Excel-muodossa.


Tiedostojen nimeämistä kannattaa miettiä siltä kannalta, että niiden sisältö ilmenee nimestä mahdollisimman selkeästi. Tämä auttaa kaikkia osallisia, kun aineistoa käydään läpi ja mahdollisia kysymyksiä esiintyy. Mikäli tarkastajille annetaan pääsy kirjanpito-ohjelmistoon on hyvä varmistua, että tilintarkastajalle on annettu asianmukaiset oikeudet kirjanpitomateriaalin selailuun. 


Paperinen aineisto
Ole huoleti, vaikka yhtiön kirjanpito olisi toteutettu paperitosittein, tarkastus onnistuu hyvin. Tarkastusta voi näissä tapauksissa tehostaa keräämällä ja järjestämällä tarkastusaineiston valmiiksi kansioihin. Välilehdet ja selkeät otsikot tai kuvaukset sisällöstä ovat tähän oiva apuväline. 


3. Hyvin valmisteltu on hyvin viimeistelty


Sinulla on vahva näkemys yhtiön liiketoiminnasta ja taloudellista tilanteesta. Samalla kun käyt yhtiön tilinpäätöslukuja läpi, niin kysy itseltäsi: ovatko luvut järkevät ja antavatko ne oikean kuvan yhtiön taloudellisesta tilanteesta? Vastaamalla näihin kysymyksiin ilmenee, mikäli tilinpäätös on valmis tarkastettavaksi vai tuleeko sitä vielä hioa. Mikäli jokin asia askarruttaa tässä vaiheessa, tämä on viimeistään hyvä hetki olla yhteydessä tilintarkastajaan.


Yleinen havainto tarkastuksissa liittyy suoriteperusteisuuteen. Suoriteperiaate on yksi keskeisimmistä kirjanpidon periaatteista tilinpäätöstä laadittaessa. Suoriteperusteinen kirjanpito käsittää sitä, että menot ja tulot kirjataan sille päivälle, jona palvelun tai tavaran omistusoikeus on siirtynyt myyjältä ostajalle. Esimerkiksi jos tilintarkastaja avustaa asiakkaan pyynnöstä konsultoimalla verokysymyksissä joulukuun lopussa ja laskuttaa palveluistaan tammikuun alussa, se on asiakkaan kulua ja tilintarkastusyhteisön tuloa joulukuussa. Laskun päivämäärä ja maksupäivä ei vaikuta siihen mille kaudelle lasku kirjataan, vaan milloin suorite on luovutettu.


Meno tulon kohdalle -periaate on myös tärkeä huomioida tilinpäätöstä laadittaessa. Periaate tarkoittaa sitä, että meno jaksotetaan tilikaudelle, jos menoa vastaava tulo katsotaan syntyneen tilikauden aikana eikä menon odoteta enää tulevaisuudessa kartuttavan tuloja. Vastaavasti meno aktivoidaan, mikäli menoa vastaava tulo katsotaan syntyneen vasta seuraavan tilikauden aikana.


Kiireellä tehty tilinpäätös on harvoin hyvä ja tehokkaasti tarkastettu tilinpäätös. Tilinpäätös tulisi laatia ajatuksella ja kaikilla osallisilla tulisi olla riittävästi aikaa osallistua laadintaan. Näin toimimalla pääset parhaimpaan lopputulokseen ja tilintarkastuskin sujuu vaivattomammin.