Yrityksen kasvaessa tai uudistuessa rahoituksen saaminen on usein avainasemassa. Mikäli tulorahoitus itsessään ei riitä investointien kattamiseen, vaihtoehtoja on esimerkiksi yhtiön oman pääomaan liittyvät rahoitusmuodot, kuten osakeanti tai vieraaseen pääomaan lueteltavat lainat kuten rahoituslaitoslainat. Näiden rahoitusmuotojen lisäksi yrityksillä on mahdollisuus hakea rahoitusta yritystoimintaan julkisilta toimijoilta. Yksi tällainen toimija on Business Finland (entinen Tekes), joka tarjoaa yritysavustuksia ja lainamuotoista rahoitusta pääosin pienille ja keskisuurille yrityksille. Näillä keinoilla Business Finlandin tavoittelee kansainvälisen kasvun mahdollistamista ja kilpailukykyisen liiketoimintaympäristön luomista Suomeen.
Moni yritys on hakenut rahoitusta Business Finlandilta ja olennainen osa itse projektin lisäksi on sen raportointi. Onnistunut projektin raportointi antaa myös paremmat mahdollisuudet uuteen tai jatkorahoitukseen. Olemme keränneet vinkkejä onnistuneeseen Business Finland raportointiin. Nämä vinkit ovat erityisen ajankohtaisia, mikäli yrityksesi on saanut hyväksytyn rahoituspäätöksen Business Finlandilta tai olet pohtinut rahoituspalvelun hakemista Business Finlandilta.
Tavallisimmat Business Finlandin tarjoamat rahoituspalvelut pienille ja keskisuurille yrityksille ovat de minimis ja Tutkimus & kehitysrahoitus. Business Finland tarjoaa paljon muitakin rahoituspalveluita, ja niistä voit lukea lisää Business Finlandin kotisivuilta.
Onnistuneen raportoinnin ainesosat
Raportointi Business Finlandille koostuu kolmesta osasta:
sisältöraportointi
kustannustilitys
palkkaerittely (Y4 komake)
Nämä kolme rahoituksen saaja tulisi toimittaa jokaisen väliraportin yhteydessä. Tämän lisäksi projektin päättymisen jälkeen projektin päävastuullisen johtajan tulisi laatia loppuraportti, jolla kartoitetaan projektin tuloksia ja vaikutuksia laajemmin. Lopputilityksen yhteydessä on toimitettava lisäksi tilintarkastajan tarkastusraportti. Tarkastuksen voi suorittaa joko yhtiön oma tilintarkastaja tai siihen erikseen valittu tilintarkastaja.
Tiedä mitä tilittää - Tutustu rahoitusehtoihin rauhassa
Rahoittajan asettamat rahoitusehdot ovat rahoituspalvelukohtaisia ja niihin kannattaa syventyä jo heti ennen projektin alkua. Rahoitusehtoja päivitetään myös jatkuvasti ja ne muuttuvat vuosittain, joten varmista että tutustut ajantasaisiin ehtoihin. Rahoitusehdoissa rahoittaja määrittää muun muassa työnajanseurantaan liittyvät vaatimukset ja kustannuksille asetetut edellytykset sekä mitkä kustannukset eivät ole hyväksyttäviä.
Yleisten ehtojen lisäksi rahoittaja voi määrittää projektille erityisiä ehtoja. Nämä rahoittaja erittelee rahoituspäätöksessä ja voi esimerkiksi koskea rajoituksia osakkeenomistajien projektille tilitettävään palkkaan.
Vähemmän vaivaa - Täytä tiedot tarkasti
Projektien tilintarkastuksissa tulee aina välillä vastaan, että kustannustilitystä tai palkkaerittelylomaketta ei ole täytetty huolella. Kun eroja ilmenee se aiheuttaa turhaa selvitystyötä rahoituksen saajalle ja viestii huolimattomuudesta rahoittajalle. Raporttien täyttämisen jälkeen hyvä käytäntö on aina varmistaa, että seuraavat luvut täsmäävät toisiinsa:
Kustannustilityksen kustannukset = Projektikirjanpidon kustannukset
Kustannustilityksen palkat = Palkkaerittelyn palkat (Y4 lomake)
Palkkaerittelylomakkeen kokonaisrahapalkat = Palkkakirjanpidon kokonaisrahapalkat
Palkkaerittelylomakkeen tunnit = Työajanseurannan tunnit
Kertoimella lasketut kustannukset on laskettu kustannusarvion mukaisilla prosenteilla (henkilösivukustannus- ja yleiskustannuskerroin).
Tiedot saatavissa tulevaisuudessa - Kerää ja säilytä aineisto huolellisesti
Business Finland edellyttää, että rahoituksen saaja säilyttää projektin asiakirjat sekä muut projektin valvonnan ja tarkastuksen kannalta tarpeelliset aineistot vähintään kymmenen vuoden ajan projektin viimeisestä maksuerästä. Aineiston säilyttäminen jo projektin aikana on erityisen tärkeää, jos projekti on pitkä ja siinä on monta väliraporttia. Projektin vastuuhenkilökin voi muuttua projektin aikana, jolloin hyvä ja järjestelmällinen aineiston säilyttäminen voi merkittävästi edesauttaa sujuvaa vetovastuun vaihtoa sekä tulevia raportointeja. Näiden lisäksi toimiva säilytysprosessi projektin aikana nopeuttaa ja helpottaa raportointia, kun aineisto on vaivattomasti löydettävissä ja selkeästi dokumentoitu.
Muutokset kannatta viestiä Business Finlandille
Kustannusarvio määrittää yksittäisten kustannuslajien hyväksyttävän enimmäismäärän. Mikäli projektin toteutuneet kustannukset poikkeavat alussa laaditun kustannusarvion mukaisista kustannuslajeista, voi rahoittaja jättää hyväksymättä kustannuksia. Mikäli huomaat projektin aikana, että rahoituksenhakuvaiheessa tehty kustannusarvio poikkeaa merkittävästi toteumasta, kannattaa asiasta keskustella Business Finlandin yhteyshenkilöiden (esim. hankevastaavan) kanssa ajantasaisesti. Näin rahoittaja voi hyväksyä muutospäätöksen projektille ja uuden kustannusarvion. Sama toimintatapa kannattaa hyödyntää, mikäli projektin aikataulua halutaan lyhentää tai pidentää alkuperäisestä rahoituspäätöksestä. Muissakin merkittävissä projektin muutostilanteissa kannattaa kysyä neuvoa Business Finlandilta.
Tilintarkastaja keskustelukumppanina ja neuvonantajana
Tilintarkastajaan kannattaa ottaa yhteyttä jo projektin alkuvaiheissa, sillä hän voi tarvittaessa antaa neuvoja ja ohjeistusta projektikirjanpidosta. Mikäli projektin aikana ilmenee kysyttävää, on helpompaa selvittää ja korjata asia ajantasaisesti eikä odottaa loppuraportin tilintarkastusta. Projektin päätyttyä loppuraportti tulee toimittaa tilintarkastettuna Business Finlandille neljän (4) kuukauden sisällä. Olemalla yhteydessä tilintarkastajaan aikatauluista hyvissä ajoin varmistat sujuvan raportoinnin Business Finlandille. Mikäli Business Finland -projekti on ajankohtainen, ota reippaasti yhteyttä! Voit kysyä Business Finland-projekteista ja niiden raportoinnista tai muista yritysavustus- tai rahoitusraportoinnista.
Ole rohkeasti yhteydessä – soita, meilaa tai täytä tarjouspyyntölomake!