Vuosi 2020 alkoi hyvin poikkeuksellisissa merkeissä, kun kutsumaton virus tuli kylään. Poikkeustilanne vaikutti meihin kaikkiin tavalla tai toisella. Koronaepidemialla on ollut myös merkittävä vaikutus monen yhtiön liiketoimintaan. Haittojen torjumiseksi valtiorahoitteista tukirahoitusta myönnettiin monelle yritykselle keväällä ja sen jälkeen. Näiden projektien raportointi alkaa olla ajankohtaista ja samalla vuodenvaihdekin lähestyy, jolloin enemmistö yhtiöiden tilikausista päättyy sekä tilinpäätöksen laadinta alkaa. Blogikirjoituksessani on tuotu esille asioita, joita yrityksen tulisi huomioida avustusten seurannasta, raportoinnista ja kirjanpitokäsittelystä.
Esimerkkejä avustusmuotoisista häiriötilannerahoituksista
* Business Finlandin ja ELY-keskuksen yllä mainitut rahoituspalvelut ovat molemmat Euroopan komission asetuksen (EU) Nro 1407/2013 mukaista de minimis -tukea. Näin ollen tuen kokonaismäärä ei saa olla yli 200.000 euroa kuluvan ja kahden edellisen verovuoden jakson aikana. Konsernissa emoyhtiön ja tytäryhtiöiden saamat tuet lasketaan yhteen.
** Valtiokonttorin laskuriin pääset tästä. Business Finland tarjoaa myös lainamuotoista kehittämisrahoitusta PK-yrityksille nimellä ”Tilapäinen tki-laina häiriötilanteisiin”. Rahoitustaso on pääsääntöisesti 70 % ja myönnettävän rahoituksen määrä on enintään 500 000 euroa. Hakuaika on jatkettu marraskuun 2020 loppuun asti.
Projektin seuranta ja raportointi
Rahoitusehtoihin kannattaa tutustua huolella jo ennen projektin alkua sekä uudelleen, kun raportointivaihe lähestyy. Projektista ja sen rahoitusehdot kannattaa käydä läpi myös kirjanpidosta vastaavan henkilön kanssa mielellään jo ennen projektin alkua. Lisäksi tilintarkastajaan kannattaa ottaa yhteyttä, kun rahoituspäätös on saatu. Kokeneelta tilintarkastajalta saa hyviä vinkkejä projektin seurannan toteuttamiseen, vaikka rahoittaja ei vaadi tilintarkastajan tarkastusraporttia. Business Finlandin ja ELY-keskuksen rahoitusehtojen mukaan projektista aiheutuneet kustannukset pitää voida yksilöidä ja niiden yhteys kirjanpitoon pitää voida todentaa. Helpoiten tämä onnistuu siten, että pääkirjanpitoon perustetaan projektikustannuksille oma kustannuspaikka, jonne kaikki projektiin liittyvät kustannukset kirjataan. ELY-keskuksen rahoitusehtojen mukaan palkkamenojen hyväksyttävyys edellyttää, että ne perustuvat tosiasiallisesti maksettuihin palkkoihin. Jos hankkeessa tehtävä työ vie vain osan henkilön työajasta, tulee ko. henkilön osalta pitää kokonaistyöajanseurantaa, mistä erottuu hankkeelle tehty työpanos. Business Finlandin hankkeissa palkkakustannuksina voidaan hyväksyä ainoastaan ennakonpidätyksen alaisia rahapalkkoja. Henkilölle maksetusta kokonaistyöajan rahapalkasta voidaan tilittää projektille tehty osuus. Raportissa on arvioitava projektiin käytetyn työajan osuus kunkin henkilön kokonaistyöajasta. Vaikka työajanseurantaa ei rahoitusehtojen mukaan vaadita on suositeltavaa ylläpitää jonkintasoinen seuranta työajan jakautumista muun työn ja kehitystyön välillä. Näin projektille kohdistetut palkkamenot ovat helposti osoitettavissa esimerkiksi jälkitarkastuksen yhteydessä. Molemmat rahoittajat ovat ehdoissaan eritelleet hyväksyttäviä hankkeita ja kustannuksia. Kehittämishankkeille on myös tarkkaan määritelty mihin rahoitusta ei voi käyttää. Esimerkiksi markkinointikulut ja investoinnit eivät ole hyväksyttäviä kustannuksia. Rahoitusehtojen mukaan yhtiöllä on velvollisuus säilyttää projektiin liittyvän dokumentaation kymmenen vuoden ajan rahoituksen viimeisen erän maksamisesta. Rahoittajat valitsevat satunnaisotannalla osan projekteista jälkitarkastukseen. Mikäli dokumentaatio on puutteellista, rahoittaja voi periä rahoituksen takaisin osittain tai kokonaan korkoineen.
Avustusten kirjanpitokäsittely
Monen yhtiön tilikausi on päättymässä nyt vuodenvaihteessa, jolloin avustuksien lopullinen kirjanpitokäsittely tulee viimeistään ajankohtaiseksi. Saadut tuet ja rahalliset avustukset tuloutetaan lähtökohtaisesti liiketoiminnan muina tuottoina, kun kehittämismenot kirjataan tilikauden kuluksi.
Mikäli projekti on tilinpäätöshetkellä vielä kesken, tulee avustuksen tulouttamisessa huomioida syntyneiden hyväksyttävien kustannusten ja avustuspäätöksen enimmäiskustannusten suhteellinen osuus. Tuki tai avustus jaksotetaan samassa suhteessa tilikaudelle tuotoksi varovaisuuden periaatetta noudattaen.
Kirjanpitolain 5 luvun 8 §:n mukaan kehittämismenot saadaan aktivoida. Kehittämismenoja ei koske aktivointipakko, vaan aktivointi on tahdonvaltaista. Kehittämismenojen hankintamenon aktivoimisen edellytyksenä on, että niihin liittyy tulonodotus vastaisilla tilikausilla. Tulonodotus osoitetaan luotettavalla budjetilla tai muulla suunnittelulaskelmalla, joka sisällytetään kirjanpitoaineistoon aktivointiperusteen todentamiseksi. Yhtiön johdon tulisi tiedostaa, että aktivoidut kehittämismenot vähennetään jakokelpoisia varoja laskettaessa.
Mikäli yhtiön johto on päättänyt aktivoida tuen tai avustuksen kohteena olevia kehittämiskuluja taseeseen, tulee aktivointia vastaava osuus tuista tai avustuksista kirjata hankintamenon vähennykseksi. KILA on myös yleisohjeissaan (Suunnitelman mukaiset poistot 16.10.2007) nostanut esille vaihtoehtoisen tavan käsitellä investointiavustuksia bruttoperiaatteella. Suunnitelmapoistojen perustana on tällöin hyödykkeen koko hankintameno ja saatu avustus merkitään taseen siirtovelkoihin. Avustus (siirtovelka) kirjataan tuloslaskelmaan tuotoiksi systemaattisesti kyseisen hyödykkeen vaikutusaikana. Tuotot esitetään tuolloin tuloslaskelmassa erässä ”Liiketoiminnan muut tuotot”.
Muistilista avustusten seurantaan, raportointiin ja kirjanpidonkäsittelyyn:
Muista kustannusten yksilöinti ja yhteys kirjanpitoon.
Ole tarkkana palkkamenojen kirjauksissa ja seurannassa.
Dokumentaation säilytysvelvollisuus – 10 vuotta viimeisestä rahoituserästä
Lähtökohtaisesti avustukset tuloutetaan kirjanpidossa liiketoiminnan muihin tuottoihin.
Kehittämismenot saadaan aktivoida, jos niiden odotetaan tuottavan tuloa useampana tilikautena (tulonodotus osoitettava).
Jos kehittämismenot aktivoidaan, käsitellään avustus kirjanpidossa hankintamenon vähennyksenä tai bruttoperiaatteella.
Tilintarkastajalta apua tilinpäätöksen laadintaan
Mikäli edessä on ensimmäinen kerta, kun yhtiösi on vastaanottanut avustuksia tai sinua askarruttaa jokin niihin liittyvä asia, apuna kannattaa hyödyntää asiantuntevia yhteistyökumppaneita. Meillä Hill Auditilla on laaja kokemus julkisen rahoituksen sääntelystä, projektien seurannasta sekä avustuksien kirjanpitokäsittelystä. Olemme avuksi projektin aikana, jotta ylimääräiseltä työltä tai ikäviltä yllätyksiltä on helppo välttyä.
Ole meihin rohkeasti yhteydessä – soita, meilaa tai täytä tarjouspyyntölomake!